Planificar, recopilar, simplificar… y defender tu concentración

Recopilas información, la procesas, la organizas, la revisas. Te parece bien, pero podría estar mejor. Recopilas más información, la procesas de nuevo, la vuelves a organizar y a revisar. ¿Hasta cuándo?

Mucho más importante que decidir qué hacer, es cómo y cuándo lo haces. Me pasa como a Berto Pena: desde pequeño fui un pequeño desastre organizativo. El perfeccionismo, la indecisión, el exceso de análisis, la falta de planificación o, simplemente, la tendencia a dejar las cosas para más tarde sólo te llevan a desaprovechar las buenas oportunidades. Actuar en el momento preciso es la clave.

La experiencia es, sin duda, una buena aliada de la gestión personal eficaz. He aprendido que ser “organizado” no tiene nada que ver con ser un maniático o meticuloso, tiene más que ver con seguir un método sencillo que te haga la vida y el trabajo más sencillos. Si sabes lo que vas a hacer a continuación, no tendrás que perder tiempo pensando en ello.

En mi caso, me ayuda mucho planificar con antelación todas mis tareas (aplicando algo de GTD que todavía tengo que desarrollar más), a recopilar tareas de forma adecuada (Evernote, por ejemplo, es un gran herramienta para esto) y, sobre todo, a simplificar.

Pareto arrasa, lo miremos por donde lo miremos… Así que en mi vida profesional, por sistema, cada viernes planifico las tareas de la siguiente semana y hago una estimación del esfuerzo que me costará. Y, además, intento decidir cuál es la tarea más importante para hacerla el lunes a primera hora. Los beneficios son evidentes: te ayuda a enfocarte en las tareas importantes en primer lugar, te anticipas a los problemas y, sobre todo, trabajas con más ritmo y eficacia.

Créditos de la fotografía: John Morgan en Flickr (bajo licencia Creative Commons)

Cuando acaba el día, suelo planificar lo que haré al día siguiente, siguiendo la lista de prioridades y tareas definidas. Durante la semana, registro los esfuerzos dedicados a cada tarea y así, más adelante, puedo contrastar cuánto me costó hacer algo o, simplemente, comparar si fui optimista o pesimista al valorarla.

No sé si es el mejor método, pero a mí me funciona extraordinariamente bien. Por supuesto, no es un camino de rosas. Siempre hay situaciones y personas que te rompen la concentración y las prioridades. Pero, como dice Seth Godin, una gran parte de tu trabajo consiste, precisamente, en defender tu tiempo (y tu atención) para poder completar tu trabajo.

La foto de esta entrada es de Alan Cleaver en Flickr.