Para mejorar la eficacia, céntrate en evaluar resultados

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Mejorar la eficacia

Casi nadie pone en entredicho que, en un entorno global cada más más exigente, las empresas necesitan ser cada vez más competitivas y mejorar su productividad para poder competir en el mercado. Y para ser más competitivos es necesario innovar, bien utilizando las Nuevas Tecnologías, invirtiendo en nuevos procesos, bienes y servicios, pero también gestionando y reorganizando sus recursos humanos y sus modelos de gestión hacia modelos más centrados en la persona.

La empresa española pierde, en general, competitividad en comparación con otros países por algunas causas como la escasa planificación, la obsolescencia de las aplicaciones corporativas, la insuficiente calidad de la gestión, la falta de alineamiento entre oferta y demanda de conocimientos o la escasa supervisión del trabajo.

Mi impresión es que pasamos por alto que la productividad se puede mejorar muchísimo con cuestiones mucho más básicas: no se trata de producir más en menos tiempo, sino de aprender a trabajar. Para mejorar la eficacia, debemos centrarnos en evaluar resultados.

En primer lugar, tener objetivos claros es fundamental para conseguir resultados. Cuando tengo dudas, lo mejor es releerlos y escribirlos de nuevo si algo no está suficientemente bien definido. Segundo, priorizar por encima de todo. Siempre hay un 20% de las tareas generan el 80% de los resultados que realmente te importan. Encontrar esas tareas y concentrarte en ellas suele dar buenos resultados. Si tienes un proyecto muy grande es más fácil hacer las cosas si lo divides en tareas pequeñas, más fáciles de imaginar y terminar, además de ser una buena motivación para continuar con el siguiente paso. Tercero, una gran parte de nuestro trabajo consiste, precisamente, en planificar tu trabajo y defender tu tiempo (y tu atención) para poder completarlo.

Es imposible avanzar si no terminamos tareas. Finalizar una tarea nos permite asumir nuevas metas, nuevos proyectos y liberarnos de responsabilidades. Si acumulamos tareas, acabaremos por recurrir a la multitarea. Nada agota más que pensar en cuánto tenemos por hacer.

Como decía mi amigo Daniel, no es un problema de cantidad sino de calidad del tiempo trabajado. Es cierto, existe en España una cierta cultura del presentismo que está reñida con la cultura de los resultados. Este vicio se ha acentuado por la crisis y el miedo a perder el trabajo. Pero, en mi opinión, no está promovido sólo por los trabajadores sino también algunos managers que ven con mejores ojos a aquellos que se desviven por su trabajo (sin entrar a valorar qué resultados consigue). En otros países, cuando llega la hora de final de cada jornada, el que se queda más tiempo es valorado como “mal trabajador” porque no consigue acabar el trabajo planificado en el tiempo previsto y es necesario quedarse más horas. Vamos, que es poco productivo. Ni parecido a la empresa media española…

En mi opinión, el tema tiene una solución sencilla de plantear en muchas empresas (y algo más compleja de implementar), sobre en aquellas con trabajadores del conocimiento: que al final de cada semana, jefe y colaborador acuerden las tareas a realizar la siguiente semana. Si alguien siente que ha finalizado su trabajo el lunes después de 5 horas, que se vaya a casa. Importa poco, porque el viernes siguiente se evaluará si ha finalizado el tiempo y forma las tareas encomendadas. Se acabó el concepto de jornada laboral de 8 horas, las reuniones no planificadas a destiempo, las pérdidas de tiempo inútil… El trabajador se centra en realizar su trabajo de la mejor forma en el menor tiempo posible. No veo mejor definición de productividad, con beneficios para todas las partes. Se trata de respetar esas reglas, y no cargar más trabajo si se acaba con las tareas en menor tiempo del planificado. ¿Pondrán los managers resistir esa tentación?

Además, este planteamiento tiene otros efectos positivos: la relación jefe-colaborador se estrecha y el trabajador siente esa tensión sana de saber que su trabajo va a ser evaluado en espacios breves de tiempo pero con la certeza de tener claros sin objetivos, el seguimiento del trabajo por parte del jefe es mucho más cercano y la productividad de los equipos, por tanto, se dispara. Los proyectos avanzan a mayor velocidad, y el manager no pierde de vista en ningún momento el estado de situación de sus proyectos. No se trata de estar controlando al trabajador cada minuto, tanto como dedicar a los managers a gestionar equipos y coordinar proyectos.

Por supuesto, lo que no tampoco puede pretenderse es permanecer productivo 8 horas diarias, 5 días a la semana. Esa una falacia que muchos managers asumen como cierta, olvidando que las personas somos sistemas complejos y no lineales. Necesitamos periodos de descanso y distensión, tanto como necesitamos períodos de productividad. Es conveniente ser eficaz, pero tampoco caer en la obsesión enfermiza por la productividad, es bastante fácil terminar adoptando hábitos destructivos en vez de hábitos saludables. Si nos obsesionamos con la productividad per sé, no conseguiremos que funcione. Necesitamos que esa productividad tenga sentido para cada miembro del equipo.

Como decía el escritor norteamericano Nathaniel Hawthorne, el hábito puede llegar a ser o el mejor de los sirvientes o el peor de tus amos.

(La foto de esta entrada es de Sean MacEntee en Flickr)

5 comentarios

  1. […] cómo has dado respuesta a sus necesidades. Soluciones personalizadas a problemas concretos y qué resultados se han conseguido, sin caer en el marketing […]

  2. […] Los directivos  de empresas como Iberia deberían tener presente que su toma de decisiones es la que pone de manifiesto los auténticos valores de la compañía, no los recogidos en la declaración corporativa que se cuelga en la web o se incluye en su manual de procedimientos. El reto radica, precisamente, en hacer crecer la empresa manteniéndose fiel y coherente a esa lista de principios. Y estar dispuesto a cambiarlas si hace falta, no olvidemos que las organizaciones (y las personas) somos sistemas complejos y no lineales. […]

  3. […] es complicado, demasiadas veces construimos muros defensivos. Pero ya hemos comentado que vivimos en sistemas complejos donde no controlamos las condiciones de contorno, y esos muros no son difíciles de superar. Ahí […]

  4. […] mi línea de no marcar objetivos numéricos, mis objetivos profesionales para 2014 son puramente cualitativos. En primer lugar, poner toda la […]

  5. […] Hemos hablado del tema varias veces por aquí de nuestra obsesión por la productividad. La productividad no implica hacer más cosas, sino aprender a trabajar mejor. […]

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