Por qué planificar es perder el tiempo (a veces)

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Planificar es perder el tiempo

Escribe José Miguel Bolivar una extensa y bien argumentada entrada sobre  “Por qué planificar es perder el tiempo”.

El tema de la planificación es quizá de los aspectos más controvertidos de la gestión relativa, porque nos negamos a admitir que no tenemos el control sobre una situación concreta. Como respuesta a José Miguel, he dejado un comentario con mi visión sobre el tema, hay mucho que debatir aquí:

Para empezar tengo que decir que demuestras mucha valentía diciendo tan claro y argumentando con claridad algo que tanta gente se niega a aceptar, porque forma parte de su trabajo diario. En mi opinión, el post es acertado en su fondo y planteamiento pero le falta algún matiz. Porque planificar sirve, pero en situaciones determinadas.

Lo que planteas es la esencia de la gestión relativa: en situaciones de alta incertidumbre y complejidad (innovar, liderar o emprender, por poner algunos ejemplos) es imposible “predecir el futuro”. Más todavía porque, en muchos casos, somos incapaces de determinar de inicio cuál es el resultado final que pretendemos.

En mi experiencia, es cada vez más raro que tenemos especificaciones completas o entendamos el dominio completo de un problema en el inicio de un proyecto. No tenemos suficiente información para hacer conjeturas precisas y nos pasamos el tiempo para recopilar esta información, dedicando un tiempo que apenas es productivo. Otro error muy frecuente es que tendemos a pensar que esas predicciones se mantendrán en condiciones ideales: no sufriremos contratiempos o interrupciones inesperadas, la capacidad calculada para cada persona no sufrirá cambios… Lo cual es, evidentemente, una falacia.

Si a eso le sumamos lo difícil que resulta acertar, está claro que perdemos demasiado tiempo intentando ADIVINAR cuándo podremos entregar el proyecto o cuánto necesitaremos para una tarea. Hay gente que dice que el principal problema es que las organizaciones no reúnen suficientes datos del pasado y los proyectos existentes para poder tomar decisiones. Personalmente, me cuesta pensar en situaciones donde los datos no aporten más complejidad a esa estimación.

Por tanto, defiendo que planificar es inútil si pretendes reducir riesgo o incertidumbre, si quieres cumplir hitos y objetivos intermedios, si quieres evaluar qué recursos necesitas. Como bien dices, es incluso contraproducente si lo utilizas como herramienta de control porque, a la larga, nunca conseguirás que tu plan sea un aliciente para mejorar la motivación y el compromiso. Además, el problema de estimar es que tampoco se resuelve con más revisiones, porque los proyectos mutan cuando bajas al detalle y ese error inicial se convierte fatalmente persistente, disperso entre muchas otras prioridades.

Y aquí entra el matiz: planificar tiene sentido en algunas situaciones determinadas. Tiene sentido planificar cuando sabes qué quieres conseguir y tienes las circunstancias bajo control. En esencia, cuando te enfrentas a un problema conocido (sea simple o complicado – ojo, no complejo-) y puedes aplicar un procedimiento -también conocido- para alcanzar un resultado. Éste es el ámbito de “Doing” de la gestión relativa. Hacer la contabilidad, realizar una presentación comercial, diseñar una web, fabricar una pieza. Son situaciones simples o complicadas, pero donde existen conocimientos y procesos conocidos que puedes aplicar para alcanzar un resultado concreto. Además, irás mejorando con más experiencia y práctica. En esos ámbitos tiene sentido planificar.

Fuera de ese ámbito, pienso que siempre funciona mejor hablar de prototipos que de planificación (se nota la base ingenieril :) En esos entornos complejos, tengo la percepción que la única forma de estimar “correctamente” es proporcionar un prototipo que se acerque por aproximaciones sucesivas a una solución que, repito, no conocemos de antemano. No se trata de resolver la totalidad del problema (que desconocemos y, probablemente, nunca podamos concretar), ni siquiera una primera solución funcional. Se trata de que cualquier fase del proyecto termine con un prototipo. De esta manera, damos pasos pequeños con objetivos cercanos y bien definidos – y la probabilidad de fallar en esa predicción es mucho menor. Algo muy cercano a la filosofía ‘Agile’.

Aunque suene a Matrix, se trata asumir que nuestro planificación es un ilusión. Es nuestra percepción de la realidad, no LA realidad.

Por eso pienso que planificar es perder el tiempo, a veces. En algunas situaciones tiene sentido planificar, en muchas otras usamos la planificación como excusa, abusando de ella. Os dejo con una presentación que hicimos en scalabBle sobre el tema, que resume estos argumentos:

Créditos de la fotografía: Genna G en Flickr (bajo licencia Creative Commons)

7 comentarios

  1. José Miguel Bolívar says:

    Hola Alfonso. Estoy 100% de acuerdo contigo. Por abreviar, no explicité algo que para nosotros es obvio: existen proyectos «evidentes» y «no evidentes». Los proyectos «evidentes» son los que tú asocias a problemas conocidos. Nosotros, en el caso de los proyectos «evidentes», vamos incluso un paso más allá: industrialízalo!! Para un proyecto evidente, que se plantea de forma más o menos regular, lo más eficiente es contar con una «plantilla maestra de proyecto» que se pueda adaptar a las pequeñas variaciones de ese proyecto. Pero ojo, aquí hablamos de proyectos que «sabemos» cómo son porque ya lo hemos hecho con anterioridad o porque no hay margen para la sorpresa. Planificar cuando «sabes» es eficiente; planificar cuando «crees saber» es perder el tiempo.

    • Una puntualización interesante esa de industrializar. Como autónomo, me encuentro con esa rueda de hámster que son proyectos y los servicios (consultoría, IT) que ofrezco. Si te centras en proyectos/servicios, ofreces lo mismo que muchísimos otros y, o eres excepcional, o acabas compitiendo por precio.

      Para salir de esa espiral. no queda otra que crear producto, encontrar economías de escala para estandarizar y replicar un proyecto de forma que sea repetible con pequeñas variaciones. Y, como dice Seth Godin, tratar de buscar productos para tus clientes y no clientes para tus productos. :)

  2. Mmmm… no estoy de acuerdo del todo en lo que planteas.

    Planificar tiene un valor siempre. El proceso de planificar (no el resultado de la planificación, que estamos de acuerdo que está muerto al nacer) proporciona mucha información (formal y sobre todo “de contexto”) que es muy útil a la hora de afrontar la complejidad.

    http://blog.raulhernandezgonzalez.com/2013/08/los-planes-nacen-muertos-pero-tienen-que-nacer/

    • En esencia, creo que decimos lo mismo. Una previsión inicial de tareas y una estimación de esfuerzos puede ayudar a orientar y orientarse, por supuesto. Siempre que seamos conscientes que el mapa que diseñamos tendrá poco que ver con el territorio.

      Además, la planificación como foto para evaluar el estado de situación previsto vs real tiene un valor escaso. Puede servir para motivar al equipo, pero si quieres saber dónde estás, que queda y hacia dónde irás, seguramente lo que necesitas es un panel Kanban y no hacer predicciones a vuela pluma. Como decía en el post, me parece más práctico olvidar esa bola de cristal y centrarte en desarrollar el prototipo o abordar la siguiente iteración.

      Leyendo tu post, no coincido con la afirmación “cuanto más esfuerzo hayamos hecho en planificar, más preparados estamos para “improvisar” cuando el plan original salte por los aires”. Eso sería como afirmar que podemos controlar el efecto de la incertidumbre en el proyecto. Si el riesgo tiene un impacto limitado o moderado, es posible que tener un conocimiento más detallado del proyecto nos ayude a replanificarlo. Pero ante una nueva situación con impacto medio-alto, la planificación es inútil. Hablo de imprevistos pero también de cisnes negros, que ocurren con más frecuencia de lo que pensamos.

  3. […] con la conversación que tuve con José Miguel Bolívar sobre la relativa importancia de planificar, me decía en un […]

  4. Antonio Molina Arlandez says:

    Interesantisima tu exposición,Jose Miguel. Muy bien tu comentario,”Porqué planificar es perder el tiempo”. Estoy de acuerdo con matices, que a lo mejor ya se han dicho. Veamos:
    1-todo depende del proyecto y lo que conocemos de el,pues ocurre que cuando de desarrolla el mismo, nos encontramos que lo planificado no encaja.
    2-que lo que conocemos como experiencia anterior, no suele servirnos en la nueva realidad. Entonces nueva adaptación al canto, y sobre la marcha, para adaptar una “nueva planificación” de los trabajos. Si bien es cierto que tenemos que tener unas minimas referencias del proyecto.
    3-hay proyectos que son como un libro abierto, no hay problema mayor, pero hay otros que “entre pagina y pagina”, hay manchones de tinta. Creo que se me entiende. Pues ahi la planificación sera “perder el tiempo”. Si! . Porque debemos averiguar que esta escrito “debajo de las manchas” de tinta.
    4-los datos del pasado, son eso, pasado, y la actualidad y realidad del proyecto nos induce a crear algo nuevo para conseguir que el proyecto se realice en el tiempo comprometido, y a veces no se trata de poner más equipos o aumentar los equipos. En una mesa de seis para comer se pueden poner ocho si nos apretujamos un poco, pero si queremos poner doce, ni comeremos ni dejaremos comer, y ahi lo dejo, queridos.

  5. […] se aferra a ciencias “exactas” para resolver sus problemas: estudios de mercado, estimaciones que dan excesiva importancia a planificar, indicadores cuantitativos… En un entorno predecible, este enfoque suele funcionar. Pero nos […]

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